Automatisk antagning och turordning

Automatisk antagning kan väljas som en av flera antagningsmetoder i aktivitetsinställningarna. I inställningarna heter det ”Automatisk/manuell antagning” eftersom anmälan faller tillbaka på manuell antagning i de fall systemet inte kan avgöra vilka som skall antas.

Anmälningar utan varningsflaggor antas eller placeras i kö

Vid anmälan försöker systemet först identifiera eventuella problem såsom ej uppfyllda kursvillkor, tidigare förfallna avgifter mm. Hittas sådana problem lämnas anmälan för manuell handläggning. Hittas inga problem kommer anmälan att antas eller placeras på kö beroende på platstillgång.

Anmälningar med varningsflaggor lämnas för manuell hantering

Om en deltagare inte uppfyller villkoren för att delta i aktiviteten, har tidigare förfallna avgifter eller andra problem som finns registrerade i systemet så kommer inte personen att antas eller placeras i kö. Istället kommer anmälan att lämnas för manuell granskning av administratörer.

Om anmälan är ok att anta trots de identifierade problemen så behöver administratören godkänna anmälan. Det görs genom att deltagaren manuellt antas till aktiviteten eller placeras i kö. Så snart anmälan är placerad i kö kommer systemet att betrakta anmälan som ok att anta i mån av plats, oavsett varningsflaggor för ej uppfyllda kursvillkor.

Även om anmälan inte antas eller placeras i kö kommer en plats att hållas till anmälan på samma sätt som om den hade placerats i kö. Detta för att inte platsen skall gått förlorad redan innan en administratör fått chansen att säga att anmälan ändå är ok att anta. För att frisläppa platsen till andra som anmäler sig efteråt behöver anmälan avslås. När det gäller placeringen i kön så likställs ej handlagda anmälningar med anmälningar på kö utan könummer.

Könummer endast för prioriterad kö

Den automatiska antagningen fungerar utmärkt utan att några könummer tilldelas. Saknas könummer går systemet istället på tidpunkten för anmälan. Tidpunkten för anmälan kan också redigeras manuellt vilket kan vara aktuellt om anmälningar inte gjorts direkt i systemet utan exempelvis pratats in på en telefonsvarare eller tagits upp på en anmälningslista på papper.

Vill man prioritera vissa deltagare kan dessa tilldelas könummer. De kommer då att antas före alla anmälningar utan könummer. Lägst könummer antas först. Könumren behöver inte alls börja på siffran ett eller följa på varandra utan systemet tittar endast på könumret i relation till andra könummer.

Alla på kö till det att minimiantalet uppnåtts

Om det i aktivitetsinställningarna angetts ett minsta antal deltagare på en aktivitet antas ingen automatiskt till aktiviteten innan det minsta antalet deltagare uppnåtts. Vid paranmälan tittar systemet på att minsta antalet deltagare kan uppnås baserat på den roll som har minst antal anmälda.

Även om en plats reserverats för ej handlagda anmälningar räknas dessa inte med i underlaget för minsta antalet deltagare. Inte heller räknas personer som antas först vid betalning in i underlaget. Endast antagna deltagare och deltagare placerade på kö räknas med i underlaget.

Eftersom alla deltagare som anmält sig innan minimiantalet uppnåtts kommer att få köbesked så rekommenderar vi att ni undviker att ange ett minimiantal om ni redan från början är övertygade om att minimiantalet kommer att uppnås.

Om fler kan antas från kö kontrolleras automatiskt

Så snart förändringar sker bland anmälningarna till aktiviteten som kan påverka köläget så kontrollerar systemet alltid om deltagare som befinner sig på kö kan antas. Det innebär exempelvis att när det minsta antalet anmälningar som krävs för att genomföra en aktivitet har uppnåtts så kommer systemet att anta alla tidigare anmälningar som köats i väntan på att minimiantalet skall uppnås. Det innebär också att om det är fler följare än förare anmälda på en aktivitet så kommer den först singelanmälda anmälda följaren på kö att antas automatiskt då en ny singelanmäld förare anmäler sig.

Aktiviteter med paranmälan

Turordning vid paranmälan

Vid paranmälan blir antingen båda eller ingen antagen.
Så länge en kurs inte blir full har alla som anmält sig som par en garanterad plats. Däremot går inte ett par före två singelanmälda förare och följare som båda anmält sig innan paret.

Villkor på fördelning vid paranmälan

Systemet tar hänsyn till de villkor som angetts i aktivitetsinställningarna för tillåten snedfördelning. Om exempelvis 20% väntetid tolereras och det är fler följare än förare anmälda så kommer systemet att tillåta att en extra följare antas automatiskt så snart det finns 4 följare antagna eller på kö. Systemet antar däremot inte automatiskt fler singelanmälda efter att det maximalt tillåtna antalet par uppnåtts, oavsett om det finns en snedfördelning angiven som i princip tillåter att fler singelanmälda skulle antas.